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ネット通販業で避けて通れないのが送り状の作成です。
実は圧倒的にメール便発送が多い当社では、同業他社から比べる送り状の数は、とても少ないのですが、それでも毎日数十個の運送便発送がありますから、送り状作成の合理化は必要でした。
以前は送り状を手書きで対応していました。
その理由は、梱包の現場で、発送直前や途中で発送方法の変更が多いのでその方が柔軟な対応が出来たのですが、発送業務の仕組みを改善していくうちにそういうことも無くなったので、PCからのプリンター出力に切り替えました。
結果、送り状の手書きを一手に引き受けていた専務の仕事が軽減され、受注業務を受け持つ各担当者が、受注毎に納品書の出力とリアルタイムでセットで送り状を出力することになり、全社的に効率化が計れ正確な作業が実現しましたが、実はここに至るまでに紆余曲折がありました。
特に問題であったのがプリンターでした。ネットワーク上の2台のプリンターから出力すると、まったく異なる納品書と送り状がセットになったり、プリンターエラーが発生したりと時々発生する混乱が小さな社内で大きなストレスになっていました。
結局解決策は、1人に1台のプリンターで落ち着きました。
今、レーザープリンターはモノクロでしたらなんと七千円台から、しかもインクカートリッジにドラムユニットが付属されていて、とても経済的なのです。でも耐久枚数3万枚と「使い捨て」なのです。もちろんトータルコストは従来のドラム交換式から比較すると相当割安ですから、この業界は「使い捨て」の傾向がしばら続くのだと思います。
なにはともあれ、1人に1台のプリンターでストレスが一つ消えたことが大きな成果です。業務の質も数段上がった気がします。